1. Jelaskan pekerjaan yang akan dilakukan unit.
Siapa penggunanya, bagaimana pola operasionalnya dan rute seperti apa yang dilalui? Tuliskan kebutuhan sebagai situasi penggunaan, bukan hanya nama model kendaraan.
2. Identifikasi kendaraan dasar.
Jika unit sudah ada, catat model, tahun, varian dan kondisi. Bila belum ada, minta pilihan yang sesuai untuk ditinjau. Sampaikan keterbatasan akses, parkir dan fasilitas tempat kendaraan digunakan.
3. Kelompokkan prioritas.
| Kelompok | Contoh informasi dalam brief |
|---|---|
| Wajib ditinjau | Fungsi, akses, tata ruang, kebutuhan pemasangan dan pemeriksaan. |
| Pilihan | Alternatif material atau kelengkapan yang dapat dibahas setelah kebutuhan utama jelas. |
| Disediakan pemesan | Komponen atau perangkat yang ingin dipasang kembali, berikut informasi ukurannya. |
| Belum diputuskan | Pilihan chassis, tipe komponen atau jadwal yang masih perlu pembahasan. |
4. Beri konteks pengadaan.
Sebutkan instansi, PIC, jumlah unit, kota operasional, target waktu dan batas anggaran bila sudah ada. Ini membantu tim menilai kelengkapan informasi sebelum membuat usulan.
5. Simpan satu versi acuan.
Ketika kebutuhan berubah, beri nomor atau tanggal revisi. Pastikan penawaran yang ditinjau mengacu pada brief yang sama.